CEDOC – Entrada e Saída de Documentos Oficiais

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Gerenciar documentos é uma tarefa essencial em qualquer empresa, independentemente do tamanho ou setor. Mas, com a quantidade de informações e arquivos que as empresas lidam diariamente, é fácil se perder em meio a documentos físicos e digitais. É por isso que apresentamos a você o CEDOC, um processo de gestão de documentos que pode mudar completamente a maneira como você lida com seus arquivos.

O CEDOC é uma solução completa de gerenciamento de documentos, que permite aos usuários gerenciar todos os seus documentos em um único local, de maneira segura e eficiente. O CEDOC utiliza tecnologias de ponta para indexar, elaborar e armazenar documentos, tornando o gerenciamento de documentos rápido, fácil e eficiente.

Aumente a eficiência no trabalho e economize tempo com a digitalização de documentos devido ao fácil acesso as informações importantes, além de não precisar mais se preocupar com a necessidade de espaço físico para armazenar seus arquivos;
Reduza o risco de perda, roubo ou dano de informações, visto que o CEDOC oferece uma solução segura para armazenar documentos;
Rastreie a movimentação dos documentos, incluindo quem os acessou, quando e por quê, permitindo um controle mais preciso sobre a segurança das informações da empresa;
Facilite o cumprimento de regulamentações governamentais e normas do setor em relação ao armazenamento e gerenciamento de documentos;
Monitore a entrada e saída de documentos com facilidade e em tempo real com os dashboards na plataforma.

Não espere mais para começar a aproveitar os benefícios do CEDOC. Entre em contato conosco hoje mesmo e veja como podemos ajudar sua empresa a simplificar o gerenciamento de documentos e aumentar a eficiência no trabalho.

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Itens Inclusos na Oferta
- 10 (dez) processos:
  - CEDOC-001 – Recebimento de documentos – Fluxo e ações;
  - CEDOC-002 – Emissão de documentos – Fluxo e ações;
  - CEDOC-003 – Elaboração/Revisão de Carta – Fluxo e ações;
  - CEDOC-004 – Subsídios – Fornecer informações – Fluxo e ações;
  - CEDOC-005 – Solicitação de cadastro de destinatário – Fluxo e ações;
  - CEDOC-006 – Cadastro de emitente/destinatário – Fluxo e ações;
  - CEDOC-007 – Cadastro de tipo de documento – Fluxo e ações;
  - CEDOC-008 – Cadastro de localização – Fluxo e ações;
  - CEDOC-009 – Cadastro de área – Fluxo e ações;
  - CEDOC-010 – Cadastro de assunto – Fluxo e ações.
- 12 (doze) formulários:
  - CEDOC001 – Recebimento de documentos – Formulário principal com tabelas e campos padrões para entrada de dados com inteligência (regras) para preenchimento conforme fluxo do processo;
  - CEDOC002 – Emissão de documentos – Formulário principal com tabelas e campos padrões para entrada de dados com inteligência (regras) para preenchimento conforme fluxo do processo;
  - CEDOC003 – Cadastro de emitente/destinatário – Formulário auxiliar com tabelas e campos padrões para entrada de dados com inteligência (regras) para preenchimento conforme fluxo do processo;
  - CEDOC004 – Solicitação de cadastro de emitente/destinatário – Formulário auxiliar com tabelas e campos padrões para entrada de dados com inteligência (regras) para preenchimento conforme fluxo do processo;
  - CEDOC005 – Subsídio – Fornecer informações – Formulário auxiliar com tabelas e campos padrões para entrada de dados com inteligência (regras) para preenchimento conforme fluxo do processo;
  - CEDOC006 – Aprovação da carta – Formulário auxiliar com tabelas e campos padrões para entrada de dados com inteligência (regras) para preenchimento conforme fluxo do processo;
  - CEDOCAUX001 – Tipo de documento – Formulário auxiliar com tabelas e campos padrões para entrada de dados com inteligência (regras) para preenchimento conforme fluxo do processo;
  - CEDOCAUX002 – Localização – Formulário auxiliar com tabelas e campos padrões para entrada de dados com inteligência (regras) para preenchimento conforme fluxo do processo;
  - CEDOCAUX003 – Área – Formulário auxiliar com tabelas e campos padrões para entrada de dados com inteligência (regras) para preenchimento conforme fluxo do processo;
  - CEDOCAUX004 – Assunto – Formulário auxiliar com tabelas e campos padrões para entrada de dados com inteligência (regras) para preenchimento conforme fluxo do processo;
  - CEDOCAUX005 – Anexo documento – Formulário auxiliar com tabelas e campos padrões para entrada de dados com inteligência (regras) para preenchimento conforme fluxo do processo;
  - CEDOCAUX006 – Anexo carta – Formulário auxiliar com tabelas e campos padrões para entrada de dados com inteligência (regras) para preenchimento conforme fluxo do processo.
- Criação de 2 (dois) categorias no SE Documento.
- Parametrização de até 3 (três) Docvariables em 1 (um) Arquivo Modelo.
- Parametrização de 2 (dois) Web Services: SE Documento e SE Workflow.
- 1 (um) portal para acompanhamento:
  - CEDOC.
Atividades executadas
- Implantação do processo no ambiente de testes;
- Implantação do processo no ambiente de produção;
- Apresentação e capacitação do processo para até 10 (dez) pessoas;
- Ajustes de parametrização do processo.
Premissas
- Possuir licenciamento dos componentes SE Processo, SE Workflow, SE Formulário, SE Analytics e SE Documento;
- O ambiente a ser utilizado deve obrigatoriamente estar com a mesma versão do repositório SoftExpert no momento da implantação da oferta.
- Acesso remoto de alta performance (via VPN ou similar);
- Necessário acesso a uma licença no perfil Gestor para o consultor durante a realização do trabalho;
- Alterações na parametrização, processo, formulários ou estratificações (portal ou visões) que excedam a carga horária prevista na oferta, deverão ser orçadas posteriormente;
- Apenas a SoftExpert poderá prestar o serviço de alterações e atendimentos a esta oferta;
Restrições
- A oferta não prevê integração com outros sistemas, porém se necessário poderão ser orçadas a parte;
- Não está previsto nesta oferta, relatórios gerenciais específicos, porém estes poderão ser orçados a parte;
- Esta oferta se limita a 48 horas de consultoria remota para treinamento ao uso do processo e alterações que não excedam esta carga horária total.
- Não será feito pela SoftExpert o cadastro ou carga massiva de dados, como, por exemplo, cadastro de usuários, área, função, papel funcional, listas de valores etc. Isso garante que a SoftExpert se responsabilize apenas pela criação da estrutura do processo, mas não pelo cadastro das informações, uma vez que nesse momento não é possível identificar o volume de dados, o que impossibilita o orçamento;
- Clientes regulados que contratem o kit de validação SoftExpert não terão esse processo no kit. Portanto, para validação dos processos desta oferta será obrigatória a contratação de um kit de validação específico.
Exclusões Específicas
- Não será fornecido o treinamento completo dos componentes envolvidos;
- Não será executada nenhuma atividade que esteja fora do escopo previsto no item 2 – Atividades Executadas.
Informações Adicionais
- A execução desta oferta poderá ser feita remotamente. Se a execução for presencial, as despesas com logística sob responsabilidade do cliente.